ODÜSEM Birimi Görev Tanımı

• Üniversitenin eğitim verdiği örgün önlisans, lisans ve lisansüstü programları dışında öğrencilere ve toplumun tüm kesimlerine ihtiyaç duyulan alanlarda eğitimler vermek ve toplumun eğitim-kültür düzeyinin yükseltilmesine katkı sağlamak
• Üniversitenin kamu, özel sektör, yerel yönetim, sivil toplum ve uluslararası kuruluşlarla işbirliğinin geliştirilmesine katkıda bulunmak
  • İhtiyaç duyulan her alanda, örgün ve uzaktan öğretim yöntemlerinin kullanıldığı her ortamda eğitim ve sertifika programları açmak, kurslar, seminerler, konferanslar, proje pazarları, eğitim fuarları ve benzeri faaliyetler düzenlemek
  • Üniversite-sanayi, Üniversite-yerel yönetimler, Üniversite-sivil toplum kuruluşları ile ilişkilerini geliştirici organizasyonlar yapmak ve birimler kurmak
  • Sürekli eğitim kapsamında Yönetim Kurulunca önerilen ve/veya Üniversite Yönetim Kurulu tarafından kararlaştırılan diğer faaliyetleri gerçekleştirmek

Müdürün Görevleri

• Merkezi temsil etmek
• Yönetim Kurulunun belirlediği hedef ve ilkeler doğrultusunda Merkezi yönetmek ve Yönetim Kuruluna başkanlık yapmak
• Yıllık çalışma programlarını hazırlamak, Yönetim Kuruluna önermek ve Yönetim Kurulunca uygun bulunarak karara bağlanan faaliyetleri, Yönetmelik ilkeleri uyarınca uygulamak ve denetlemek, faaliyetlerin başarılı olarak gerçekleşmesi için gerekli tedbirleri almak
• Fakülteler, enstitüler, yüksekokullar, meslek yüksekokulları, diğer araştırma ve uygulama merkezleri ve Rektörlüğe bağlı bölümlerde uygulanan eğitim programları ve faaliyetleriyle ilgili eş güdümü sağlamak
• Her yılsonunda Merkezin çalışmaları ile ilgili olarak faaliyet raporunu ve bir sonraki yıla ait çalışma programını hazırlayarak Yönetim Kuruluna sunmak ve Merkezin çalışmaları hakkında Rektöre rapor vermek
• Merkezin yıllık bütçe taslağını ve personel ihtiyacını belirleyip Yönetim Kurulunun onayına sunmak
• Toplumsal Yaşama Katkı faaliyetlerine yönelik politika ve öncelikleri belirlemek, gözden geçirmek ve uygulamaya konulmasını sağlamak
• Birim faaliyetlerin etkinliğini izlemek, değerlendirmek; iç ve dış paydaş görüşlerini almak ve raporlanmasını yapmak
• Danışma kurulunu yılda en az iki, kez Merkezin faaliyetlerinin değerlendirilmesi ve önerilerde bulunulması amacıyla toplamak ve kurula başkanlık yapmak
• Merkezin faaliyetlerini artırıcı çalışmalarda ve girişimlerde bulunmak
• Bağlı olduğu üst yönetici/yöneticiler tarafından verilen ve mevzuattaki değişikliklerle ilgili yeni görev ve sorumlulukların yerine getirilmesini sağlamak

Müdür Yardımcısının Görevleri

• Müdürle işbirliği içerisinde Merkezin faaliyetlerini yürütmek ve Müdürün vereceği görevleri yerine getirmek
• Müdürün bilgisi ve onayı dahilinde, birimde çalışan personel üzerinde genel yönetim, denetim ve iş bölümü yapmak, çalışma düzeni kurmak, yetiştirmek ve hizmet içi eğitim sağlamak.
• Birimin gelir - gider bütçe ve çalışma programı taslağını hazırlamak ve Yönetim Kuruluna sunulmak.
• Birimin hizmetlerini uygun araçlarla öğrencilere duyurmak ve öğrencilerin yararlanması için gerekli ortamın oluşmasını sağlamak.
• Birimin faaliyetleri ile ilgili olarak yapılan bilgi edinme taleplerini değerlendirmek, yanıtlamak ve uygun bulunanları yerine getirmek.

Koordinatörün Görev Tanımı

• Odüsem Toplantı ve Komisyonlarında Müdür ve Müdür Yardımcısına yardımcı olmak
• Odüsem Birimine bağlı Komisyonların, idari personelin düzenli ve etkin çalışmasını sağlamak.
• Odüsem Biriminin WEB sayfasını düzenlemek
• Birimin yıllık veya ihtiyaç halinde açılması planlanan faaliyetlerini ve birim çalışmalarının programını hazırlamak.
• Kurs, Eğitim, Konferans, Seminer vb etkinliklerin kabul ve yönetim süreçleri ile ilgili uygulama prensibi, yöntem ve süreçlerin tasarımı, güncellenmesi ve bunların uygulanması ile ilgili yönergeler, usul ve esaslarla göre iş akışlarının düzenlenmesini sağlamak
• Birime gelen taleplerinin değerlendirilmesini ve uygunluğunun kontrolünü sağlamak
• Birim etkinlik ve faaliyetlerinin raporlarının doğru ve zamanında üretilmesini, proje çıktı kayıtlarının tutulmasını sağlamak
• Kurs, Eğitim, Konferans, Seminer vb faaliyetlerin, mevzuatlar ve varsa protokoller çerçevesinde; kurum adına yetkili kişilerce imzalanması, başlatılması, yürütülmesi, izlenmesi, raporlandırılması ve sonlandırılması süreçlerini yürütmek
• ODÜ öğretim elemanlarının ulusal ve uluslararası kurum/kuruluşlar, tüzel kişilerce talep edilen danışmanlık vb. Eğitim faaliyetlerinin koordinasyonunu sağlamak.
• Birim tarafından yürütülen iş ve işlemlerin koordinasyonunu sağlamak, gerekli yönlendirmeleri yapmak
• Mevzuatı takip etmek, değişiklikler hakkında üst amirlerine bilgi vererek ilgili iş ve işlemleri yerine getirmek
• Birim çalışanları ile birim yöneticisi arasında bilgi alışverişini sağlamak
• Birim içi iş ve işlemlerin gerekli prosedürlere uygun olarak yapılmasını sağlamak
• Kalite yönetim sürecine ilişkin gözden geçirme sonuçlarını hazırlamak ve üst amirleri ile paylaşmak
• İç tetkik sonucunda tespit edilen uygunsuzlukları, tetkiki gerçekleştiren ekiple birlikte takip etmek ve iyileştirme faaliyetlerine bire bir destek olmak

Yönetim Kurulunun Görev Tanımları

• Müdürün çağrısı üzerine toplanmak ve Merkezin amacı ve çalışma alanları kapsamında düzenlenecek faaliyetler hakkında kararlar almak
• Merkezin faaliyetleri hakkında Müdüre öneri ve değerlendirmelerde bulunmak
• Müdürlüğe önerilen eğitimlerin açılması, iştirakler yapılması veya kurumlara verilecek eğitim teklifleri hakkında karar almak
• Eğitimlere kaydolma, belge verme şartlarını belirlemek ve eğitim süreçleri ve katılımcılar hakkında kararlar almak
• Eğitimlerde görev alacak eğitmenleri görevlendirmek
• Eğitime katılan katılımcıların Merkez Yönergesine uygun olarak kayıtlarını silmek
• Yönetim Kurulu kararıyla açılan eğitimleri iptal etmek
• Merkezde karar alınması gereken idari işleri ve eğitim ücret iadelerini görüşerek karara bağlamak
• Müdür tarafından hazırlanan Merkezin yıllık faaliyet raporunu inceleyip onaylamak ve bir sonraki döneme ait çalışma programını düzenlemek
• Merkezin yıllık bütçe taslağını hazırlamak
• Sürekli eğitim programları ile bu programlar sonunda verilecek katılım belgeleri ve sertifikalara ilişkin esasları belirlemek
• Müdürün yılsonunda hazırlayacağı faaliyet raporlarını incelemek ve onaylamak

Danışma Kurulunun Görev Tanımları

• Merkezin amacı ve çalışma alanları kapsamındaki faaliyetlerle ilgili değerlendirme ve önerilerde bulunmak
• Merkezin eğitim faaliyet alanları ile ilgili komisyonlar oluşturabilmek
• Merkezin genel strateji ve politikalarının oluşturulması konularında Yönetim Kuruluna tavsiye niteliğinde danışmanlık yapmak

Sekretarya ve Arşiv Hizmetleri Görev Tanımı

• Merkezin, elektronik belge yönetim sistemi (EBYS) üzerinden yapılan resmi yazışmalarını yapmak 
• Merkez Yönetim Kurulu ve Danışma Kurulu toplantılarında raportörlük yapmak
• Merkezin faaliyetleri ile ilgili istenen istatistiki verileri hazırlamak
• Merkezdeki faaliyetlerin tanıtımı amacıyla afiş, broşür, fotoğraf ve video gibi görsel ve işitsel materyalleri çekmek, tasarlamak veya tasarlanmasına destek olmak 
• Merkezdeki faaliyetlerde verilecek belge ve kartların basım işlerini gerçekleştirmek
• Verilerin dijital ortamda arşivlenmesinde arşiv görevlisi ile ortak çalışmak
• Merkeze gelen her türlü bilgi ve belge ile ilgili Müdürü ve İdari Birim Sorumlusunu bilgilendirmek
• Merkezin kurum içi ve dışı tüm gelen-giden evrak takibini yapmak
• Merkeze gelen telefon aramalarını cevaplamak ve önemli telefon aramalarının Müdürün bilgisine sunulmak üzere kaydını tutmak
•  Müdürün randevularını düzenli olarak takip etmek
• Merkezin e-posta hesaplarını yönetmek ve bu konuyla ilgili bilgi işlem biriminden destek almak
• Yönetim Kurulu kararıyla açılan eğitimlere ön kayıt yapan katılımcı adaylarının katılım durumlarını belirlemek ve kesin kayıt işlemlerini yapmak
• Merkezde düzenlenen eğitim faaliyetleri sonunda “sertifika, başarı belgesi ve katılım belgesi” almaya hak kazanan katılımcıların bilgilerini kayıt defterine işlemek ve takibini yapmak
• Merkeze bilgi almaya gelen adayların eğitimler hakkındaki sorularına detaylı ve tatmin edici cevaplar vererek bilgilendirme yapmak
• Merkez Yönetim Kurulu kararlarını karar defterine işlemek
• Merkez Yönetim Kurulu kararıyla açılan eğitimlerin her biri için eğitim dosyası oluşturmak
• Eğitim dosyalarının muhteviyatını oluşturan matbu evrakların eğitimde görev alan kişilerce hazırlanarak Merkeze teslim edilmesini sağlamak ve dosyaların eğitim süreleri boyunca takibini yapmak
• Eğitim bittikten sonra eğitim dosyasını kontrol edilmek üzere Merkez İdari Sorumlusuna teslim etmek
• Merkeze ait evrakların düzenli biçimde tasnifini yapmak ve arşivlemek
• Merkezin eğitim dosyalarını, diğer faaliyet dosyalarını, tahakkuk ve muhasebe birimlerince tanzim edilen evrakları yıl bazında arşivlenmesini sağlamak
• Merkez arşivini idari birim sorumlusu ile koordineli biçimde yönetmek
• Sürekli Eğitim Merkezindeki faaliyetlerden elde edilecek gelirler sonucu yapılacak ek ödemeler, ücret iadeleri, işçi maaş ödemeleri, vb. harcamalarla ilgili evrakları düzenlemek ve muhasebe birimine iletmek.
• Sürekli Eğitim Merkezinin gelir getirici faaliyetlerinde yer alan görevlilere yapılacak ek ders ve ek ödeme evraklarının hazırlanması ve muhasebe birimine iletilmesi
• Yolluk, avans ve harcıraha ilişkin diğer ödeme evraklarının hazırlanması ve muhasebe birimine iletilmesi
• Sürekli Eğitim Merkezi faaliyetlerinin çeşitli sebeplerle iptal edilmesi veya katılımcıların faaliyetten önce cayma durumu söz konusu olduğunda alınan ücretlerin ilgili kişi veya kurumlara iadesi için gerekli evrakların hazırlanması ve muhasebe birimine iletilmesi
• Satın alınması gereken mal/hizmet/yapım işleriyle ilgili diğer satın alma görevlileriyle ortak çalışılması, gerekli evrakların hazırlanması ve ödenmesi için muhasebe birimine iletilmesi
• Kurs ücreti veya ek ödemeler sonucu ilgili görevlilere ait brüt ücret tutarlarının, personel kümülatif vergi matrahlarına işlenmek üzere maaş birimlerine bildirilmesi
• Harcama ve ödemelerle ilgili her türlü defter ve dosyanın kaydının tutulması
• Arşivlenecek belgeleri hazırlayarak arşiv görevlisine teslim edilmesi
• Bağlı olduğu üst birim tarafından verilen veya mevzuattaki değişikliklerle ilgili yeni görev ve sorumlulukların yerine getirilmesinin sağlanması

---